Regulamin serwisu

1. Definicje

• Serwis — aplikacja internetowa prostykalendarz.pl dostępna pod adresem prostykalendarz.pl wraz z funkcjami: terminarz wizyt, kartoteka pacjentów, powiadomienia e-mail (kanał SMS — po jego uruchomieniu), statystyki.
• Usługodawca — prostykalendarz — Maciej Lorens, ul. Francesco Nullo 28/25, 31-543 Kraków, e-mail: kontakt@prostykalendarz.pl.
• Użytkownik — gabinet medyczny lub specjalistyczny (osoba fizyczna prowadząca praktykę albo osoba upoważniona przez podmiot leczniczy), który utworzył konto w Serwisie.
• Pacjent — osoba, której dane wprowadza i przetwarza Użytkownik w ramach korzystania z Serwisu.
• Specjalista — aktywne konto Użytkownika z rolą właściciela albo specjalisty, posiadające własny kalendarz wizyt (konta recepcji nie są Specjalistami). Abonament — opłata 30 zł netto miesięcznie za każdego Specjalistę, rozliczana wyłącznie w okresach miesięcznych.

2. Postanowienia ogólne

Usługodawca udostępnia Serwis jako narzędzie SaaS do prowadzenia dokumentacji wizyt i komunikacji z Pacjentami. Korzystanie z Serwisu jest dobrowolne i oznacza akceptację niniejszego Regulaminu oraz Polityki prywatności.

Wszyscy Specjaliści mają te same funkcjonalności; cena zależy wyłącznie od liczby Specjalistów.

3. Rejestracja i konto

• Konto tworzy się przez formularz rejestracji: dane Gabinetu, akceptacja Regulaminu, Polityki prywatności i umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA).
• Użytkownik odpowiada za prawdziwość podanych danych, bezpieczeństwo hasła oraz za wszystkie działania wykonane na koncie.
• Właściciel konta może zaprosić kolejnych użytkowników (specjalistów i recepcję), którzy pracują na wspólnych danych gabinetu. Konto Specjalisty jest imienne i przypisane do jednej osoby z własnym kalendarzem; liczba recepcji jest nieograniczona i nie zwiększa Abonamentu.

4. Okres próbny i opłaty

• Nowe konto otrzymuje bezpłatny okres próbny 14 dni z pełną funkcjonalnością.
• Po okresie próbnym korzystanie z Serwisu wymaga opłacenia Abonamentu za wszystkich aktywnych Specjalistów (w okresie próbnym można dodać dowolną liczbę Specjalistów). Dodanie Specjalisty w trakcie okresu rozliczeniowego jest rozliczane proporcjonalnie do pozostałej części tego okresu (faktura wystawiana od razu), a od następnego okresu obowiązuje pełna stawka; dezaktywacja konta Specjalisty zmniejsza Abonament dopiero od następnego okresu, bez zwrotu opłaty za bieżący. Płatności obsługuje operator Stripe (karta, metody dynamiczne); Usługodawca nie przechowuje danych kart.
• Ceny podane są w złotych polskich netto; do kwot doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami (obsługa automatyczna przez Stripe Tax).
• W każdej chwili można zrezygnować z subskrypcji w portalu rozliczeniowym — bez ograniczenia dostępu do własnych danych; dostęp do Serwisu trwa do końca opłaconego okresu.
• Nieopłacony Abonament (po okresie próbnym) nie blokuje dostępu do danych, jednak Serwis może wyświetlać przypomnienia o płatności.

5. Dane Pacjentów i ochrona danych (RODO)

• Użytkownik jest administratorem danych osobowych Pacjentów; Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający, zgodnie z umową powierzenia (DPA) akceptowaną przy rejestracji — z wyjątkiem danych konta pacjenta w portalu (pkt 5a).
• Użytkownik wyraża zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności (pkt 6). O planowanych zmianach tej listy Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, a Użytkownik może wnieść sprzeciw lub wypowiedzieć umowę.
• Użytkownik zobowiązuje się wypełnić wobec Pacjentów obowiązki informacyjne oraz posiadać podstawę do przetwarzania ich danych (w tym danych o zdrowiu — art. 9 RODO).
• Dane Pacjentów nie są wykorzystywane przez Usługodawcę w żadnym innym celu niż świadczenie usług Serwisu.
• Powiadomienia o wizytach (e-mail/SMS: potwierdzenia, przypomnienia) wysyłane są do Pacjentów w imieniu Użytkownika, zgodnie z ustawieniami konta.
• Wiadomości e-mail do Pacjentów są wliczone w Abonament. W Abonamencie jest wliczona miesięczna pula SMS-ów (100 na każdego Specjalistę, wspólna dla całego konta; w okresie próbnym 10 SMS-ów). Użytkownik może dokupić pakiet dodatkowych SMS-ów (cennik w Serwisie): wyższy pakiet jest rozliczany proporcjonalnie do pozostałej części okresu rozliczeniowego i działa od razu, a rezygnacja lub niższy pakiet obowiązuje od następnego okresu, bez zwrotu. Po wykorzystaniu puli powiadomienia dla Pacjentów mających adres e-mail wysyłane są e-mailem; Usługodawca informuje właściciela konta e-mailem, gdy wykorzystano 80% puli.
• Dla ochrony Serwisu, odbiorców i jakości dostarczania Usługodawca stosuje techniczne limity wysyłki wiadomości (m.in. dobowe, godzinowe i na jednego odbiorcę). Wiadomości ponad limit są wysyłane w późniejszym terminie. Pacjent, który odpowie na SMS słowem STOP, nie otrzymuje dalszych SMS-ów z Serwisu.

5a. Portal pacjenta

• Serwis umożliwia zaproszenie Pacjenta do portalu (panelu pacjenta), w którym Pacjent sprawdza wolne terminy Użytkownika, wysyła prośby o wizytę i odbiera powiadomienia. Zasady korzystania przez Pacjentów określa Regulamin portalu pacjenta.
• Użytkownik zaprasza do portalu wyłącznie osoby, które obsługuje, i odpowiada za poprawność adresu e-mail oraz numeru telefonu zapisanych w kartotece (numer służy do weryfikacji zaproszenia). Użytkownik informuje Pacjentów o portalu i o tym, że przyjęcie zaproszenia jest dobrowolne.
• Konto w portalu jest kontem Pacjenta (osoby), a nie Użytkownika. Dane konta (adres e-mail, hasło, powiadomienia) administruje Usługodawca na zasadach opisanych w Polityce prywatności; dane kartoteki, wizyt, próśb o wizytę i wiadomości do Użytkownika pozostają pod administracją Użytkownika, a Usługodawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający.
• Prośba Pacjenta o wizytę nie jest rezerwacją do czasu jej zaakceptowania przez Użytkownika; Użytkownik rozpatruje prośby niezwłocznie, a odrzucenie prośby skutkuje usunięciem wizyty i powiadomieniem Pacjenta o konieczności kontaktu z gabinetem.

6. Zasady korzystania z Serwisu

Zabronione jest w szczególności: wprowadzanie danych osób bez podstawy prawnej, wykorzystywanie Serwisu do wysyłki treści niezwiązanych z działalnością medyczną (w tym spamu, wiadomości reklamowych i wiadomości do osób, które nie są Pacjentami Użytkownika), próby dostępu do danych innych gabinetów, dekompilacja i inżynieria wsteczna Serwisu oraz naruszanie praw osób trzecich.

Usługodawca może zawiesić konto lub wstrzymać wysyłkę wiadomości w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub podejrzenia nadużycia — po wcześniejszym wezwaniu do zaprzestania naruszeń (z wyjątkiem naruszeń prawa, gdzie zawieszenie następuje niezwłocznie).

7. Wsparcie techniczne

Użytkownik zgłasza pytania i usterki przez zakładkę Kontakt w panelu Serwisu lub na adres kontakt@prostykalendarz.pl. Zgłoszenia obsługiwane są w dni robocze, zwykle w ciągu 1–2 dni roboczych.

8. Reklamacje

Reklamacje dotyczące usług Serwisu przyjmuje się na adres kontakt@prostykalendarz.pl. Reklamacja rozpatrywana jest w terminie 14 dni od jej otrzymania; odpowiedź przesyłana jest e-mailem. Odstąpienie od umowy konsumenckiej możliwe jest w terminach i na zasadach przewidzianych przepisami Kodeksu cywilnego i ustawy o prawach konsumenta.

9. Wypowiedzenie i usunięcie konta

Umowę można wypowiedzieć w każdym czasie (rezygnacja w portalu rozliczeniowym Stripe albo wiadomością e-mail). Po wypowiedzeniu Usługodawca udostępnia eksport danych (wizyty, pacjenci, dokumentacja) na życzenie, a następnie usuwa dane z serwerów.

10. Odpowiedzialność

Usługodawca dokłada należytej staranności (art. 355 § 2 KC) do utrzymania dostępności i bezpieczeństwa Serwisu, w tym codziennych kopii zapasowych. Usługodawca nie odpowiada za: treści i decyzje medyczne wprowadzane przez Użytkownika, przerwy wynikłe z siły wyższej, działania operatorów telekomunikacyjnych oraz skutki nieprawdziwych danych wprowadzonych przez Użytkownika.

11. Postanowienia końcowe

Regulamin podlega prawu polskiemu. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, a wobec konsumentów — sąd właściwy według przepisów ogólnych. Usługodawca może zmienić Regulamin; o zmianach informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem, a Użytkownik niespełniający zmian może wypowiedzieć umowę bez kosztów. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.